Như vậy, dịch vụ chuyển phát là một khâu quan trọng trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Mặc dù mua hàng được tiến hành trực tuyến nhưng để chuyển hàng tới người mua vẫn không thể tách khỏi các phương thức truyền thống: sản phẩm sau khi được đặt mua online vẫn cần được vận chuyển từ kho, thông qua các phương tiện vận tải (với những chi phí và thời gian nhất định) mới có thể đến được tay người mua. Điều này tác động không hề nhỏ tới quyết định mua hàng của người tiêu dùng, bởi những lo ngại về chi phí giao hàng, thời gian giao hàng, những hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, khách hàng không thể kiểm soát hay tra cứu được sản phẩm mình đã đặt mua, v.v…

Các hãng chuyển phát truyền thống (như USPS của Hoa Kỳ) gặp rất nhiều khó khăn trong việc thay đổi các phương thức, ứng dụng công nghệ tiên tiến để thích nghi với sự nổi lên của thương mại điện tử. Bên cạnh đó, việc phối hợp chưa đồng bộ giữa các nhà kinh doanh TMĐT, nhà bán lẻ với công ty chuyển phát cũng là nguyên nhân kéo dài thời gian và giảm chất lượng của dịch vụ. Đặc biệt, khi TMĐT không còn chỉ ở trong phạm vi một quốc gia, thì chuyển phát sẽ trở thành một vấn đề vô cùng nan giải.

Dự báo thị trường chuyển phát trong thương mại điện tử (Nguồn: Transport Intelligence)

Xu hướng thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng đang ngày càng tăng vì mang lại nhiều lợi ích cho thương nhân.

Lợi ích chung

Trước tiên, hoàn tất đơn hàng không phải là chức năng chính của bất cứ một đơn vị kinh doanh nào. Bằng việc đi thuê ngoài dịch vụ “thứ yếu” này sẽ tiết kiệm được thời gian dành cho các công tác bán hàng, marketing, cải tiến sáng tạo… và đem lại cả những lợi ích về mặt tài chính. Chi phí cho việc xây dựng kho hàng, thuê nhân viên, quản lý, an ninh và phát triển công nghệ giải pháp là rất lớn. Việc thuê ngoài giúp giảm chi phí cần đầu tư.

Cơ sở hạ tầng

Với những sản phẩm trong giai đoạn đầu phát triển, nhà sản xuất có thể không có cơ sở hạ tầng kho bãi phù hợp hoặc không có đủ ngân sách xây dựng, trong khi các công ty hoàn tất đơn hàng đặc biệt có không gian kho bãi lớn. Các chủ sản xuất nếu tự mình lưu kho sản phẩm phải mất thêm chi phí như nhân viên hoặc cho thiết bị. Các công ty hoàn tất đơn hàng phân bổ những chi phí này thông qua thu phí khách hàng, giúp cho mức phí này thường thấp hơn nhiều chi phí mà một công ty phải bỏ ra khi tự mình làm công tác lưu kho. Mức phí này tùy thuộc vào từng công ty, nhưng thông thường bao gồm những phí của từng mặt hàng, gian hàng theo số lượng.

Chi phí giao hàng

Trừ khi nhà sản xuất vận chuyển số lượng hàng ngàn đơn hàng trong tháng, nếu không họ sẽ không thể nhận được khối lượng vận chuyển ưu đãi như những công ty hoàn tất đơn hàng. Những công ty này thường được hưởng mức giá vận chuyển thấp hơn 30% hoặc hơn so với giá chung.

Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu

Tương tự với việc tiết kiệm chi phí giao hàng, vận chuyển nguyên vật liệu với số lượng lớn cũng được hưởng mức chiết khấu cao (có thể lên tới 50% so với việc thuê nhà cung cấp).

Thông thường, các công ty hoàn tất đơn hàng bao gồm phí đóng gói trong phí vận chuyển hoặc theo đơn hàng. Đây là cách mà họ quảng cáo rằng “miễn phí đóng gói”. Hầu hết nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng đưa ra một danh sách các gói hàng “chuẩn” cho khách hàng. Những sản phẩm không nằm trong danh sách này sẽ phải tự đóng gói hoặc trả thêm phụ phí.

Chi phí hoàn tất đơn hàng

Các công ty hoàn tất đơn hàng thường tính phí trên đơn hàng hoặc sản phẩm được chuyển. Tuy nhiên, có thể tồn tại những chi phí chìm như: Nhận đơn hàng qua email; Quản trị chương trình tự động; Cung cấp báo cáo cho khách hàng; Cập nhật cơ sở khách hàng; Dịch vụ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại; Lưu kho, v.v…

Các công ty muốn thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể lựa chọn thanh toán theo gói, cho những đơn hàng với số lượng và trọng lượng sản phẩm giống nhau. Bên cạnh đó, nhiều nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng đưa ra các mức phí cho những đơn hàng hoặc sản phẩm đơn lẻ. Theo đó, các nhà bán hàng có thể dự đoán chính xác hơn chi phí phải bỏ ra.

Với thương mại điện tử

Các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng phát triển hệ thống thương mại điện tử thông minh để hỗ trợ quản trị các từng phần của công tác kinh doanh. Hệ thống này có khả năng thích nghi và tích hợp vào hệ thống đặt hàng của khách hàng hoặc máy chủ, và hệ thống chuyển phát để giúp khách hàng cập nhật thông tin gói hàng vận chuyển.

Thị phần thương mại điện tử toàn cầu đang gia tăng nhanh chóng. Trung Quốc là quốc gia dẫn đầu với tốc độ tăng trưởng 63% năm 2014. Tại Anh, số bưu kiện được vận chuyển trong năm 2014 lên đến 940 triệu.

Bên cạnh những lợi ích trên, thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng cũng có một số nhược điểm

Không trực tiếp điều hành

Các công ty hoàn tất đơn hàng đóng vai trò là trung tâm chuyển phát. Nếu có trục trặc trong quá trình vận chuyển hoặc cách thức xử lý kém, công ty khách hàng sẽ bị ảnh hưởng uy tín, chứ không phải các nhà hoàn tất đơn hàng.

Sản phẩm bị hỏng hóc

Nhược điểm thứ hai là các công ty hoàn tất đơn hàng không chịu trách nhiệm cho việc hàng hóa bị hư hỏng trừ khi do họ trực tiếp gây ra hoặc được chứng minh do họ chịu trách nhiệm trực tiếp gây ra. Điều này cũng còn tùy thuộc vào cách thức tiếp nhận của từng công ty. Nếu công ty hoàn tất đơn hàng tiến hàng xác nhận lại theo số lượng cụ thể, họ thừa nhận nhiều trách nhiệm hơn. Nhưng nếu họ chấp nhận những danh mục từ nhà cung cấp là chính xác, họ có thể chịu ít trách nhiệm hơn.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng dịch vụ chuyển phát và hoàn tất đơn hàng trong TMĐT, năm 2014 VECOM đã phối hợp với Cục Thương mại điện tử và CNTT tổ chức “Ngày mua sắm trực tuyến”. Sự kiện này tạo cơ hội cho người tiêu dùng được hưởng dịch vụ chuyển phát tốt hơn, các doanh nghiệp thương mại điện tử và các công ty chuyển phát có dịp hợp tác chặt chẽ.

Bước sang năm 2015, VECOM là đơn vị hỗ trợ tổ chức Hội thảo – Triển lãm Dịch vụ hoàn tất đơn hàng với thương mại điện tử châu Á “Last Mile Fulfilment Asia 2015”. Sự kiện này được tổ chức vào tháng 3/2015 tại Singapore nhằm thảo luận các vấn đề đang tồn tại trong thương mại điện tử châu Á, trong đó trọng tâm là dịch vụ chuyển phát và hoàn tất đơn hàng. Sự kiện LMFAsia 2015 quy tụ các công ty hoàn tất đơn hàng, các hãng chuyển phát, các doanh nghiệp thương mại điện tử, các nhà bán lẻ… từ nhiều nước. (chi tiết tham khảo trên website http://www.lmfasia.com/).

Có thể nhận thấy, chất lượng của dịch vụ hoàn tất đơn hàng và chuyển phát là chìa khóa cho sự phát triển của TMĐT. Những thay đổi và thành công của các hãng chuyển phát và hoàn tất đơn hàng lớn như FedEx,  DHL, UPS, Amazon đã góp phần thúc đẩy thương mại điện tử xuyên biên giới. Thương mại điện tử ở Việt Nam rất cần sự vươn lên của các nhà chuyển phát và hoàn tất đơn hàng để phục vụ nhu cầu mua sắm trực tuyến đang tăng lên mạnh mẽ.

VECOM