Văn bản điện tử dần thay thế văn bản giấy

Việc sử dụng văn bản điện tử giúp xử lý công việc nhanh, hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn khi giảm phát hành văn bản giấy. Bởi vậy, thời gian qua, nhiều cơ quan Nhà nước đã tích cực triển khai sử dụng văn bản điện tử.

Điển hình như tại TP.HCM, từ đầu năm 2013 đến nay, số lượng văn bản điện tử được Văn phòng UBND Thành phố gửi đến 99 đơn vị là 21.326 văn bản, bình quân khoảng 350 văn bản/tuần. Chỉ tính trong 6 tháng đầu năm 2013, Văn phòng UBND Thành phố đã tiết kiệm so với cùng kỳ 2012 được 71% văn bản sao y, 60% chi phí in siêu tốc, gần 450 triệu đồng tiền cước văn thư và hơn 50 triệu đồng tiền giấy in. Mỗi năm, phần mềm Hệ chương trình quản lý văn bản hồ sơ kết nối giữa UBND Thành phố với các đơn vị nhập hơn 90.000 văn bản đến và gần 50.000 văn bản đi, giúp lãnh đạo nắm bắt được quá trình luân chuyển, xử lý hồ sơ, tra cứu nhanh văn bản, đôn đốc thực hiện đúng hạn và hiệu quả các văn bản chỉ đạo điều hành…

Một điển hình khác là tại Thái Bình, ngày 6/5/2013, UBND tỉnh đã ban hành công văn về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình. Theo đó, từ ngày 1/6/2013, các cơ quan, đơn vị đã tham gia vào hệ thống mạng vãn phòng điện tử liên thông chỉ gửi, nhận dưới dạng giấy một số loại văn bản gồm văn bản mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo. Bên cạnh đó, chỉ gửi, nhận dưới dạng điện tử các loại văn bản gồm lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập các cuộc họp, các loại văn bản để biết, để báo cáo, giới thiệu chữ ký, trụ sở làm việc.

Để đẩy mạnh việc triển khai hiệu quả, đồng bộ văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước, trung tuần tháng 11/2013, Thủ tướng Chính phủ vừa yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương từ năm 2014, có ít nhất 55% văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và đến hết năm 2015 phấn đấu đạt mức 80% (trong đó văn bản điện tử dạng ảnh quét, số hoá từ văn bản giấy chiếm ít hơn 50% tổng số văn bản điện tử được trao đổi nội bộ).

Trước quý I/2014, trừ các loại văn bản có quy định mật, 100% các văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để giải quyết công việc và 50% văn bản trao đổi giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ngoài bộ hồ sơ giấy, đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản.

Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương tăng cường trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc các Bộ, cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương với nhau: Trong năm 2014 đạt 30% số văn bản, tài liệu chính thức hoàn toàn dưới dạng điện tử, 35% số văn bản dưới dạng hỗn hợp điện tử kèm bản giấy; cuối năm 2015 đạt ít nhất 50% số văn bản được trao đổi dưới dạng hỗn hợp.

Trong giai đoạn 2013 – 2015, các Bộ, ngành, địa phương phấn đấu đạt mục tiêu 60% văn bản, hồ sơ chính thức trình lên các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Bộ trưởng và thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh để giải quyết công việc ngoài bản giấy đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ trình; từng bước mở rộng phạm vi áp dụng đối với văn bản trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện và cấp xã.

Khó trao đổi liên thông nếu không có chuẩn

Đề cập tới câu chuyện văn bản điện tử, hầu hết các cơ quan Nhà nước thường chỉ quan tâm tới việc tăng nhanh số lượng văn bản được trao đổi dưới dạng điện tử chứ chưa hiểu rõ hoặc chưa để ý tới việc phải tạo chuẩn và tuân theo chuẩn cần thiết đối với văn bản điện tử, dẫn tới hiện trạng nhiều hệ thống thông tin hoặc quản lý văn bản không thể trao đổi văn bản điện tử với nhau.

Theo một khảo sát mới đây về hiện trạng sử dụng các phần mềm quản lý văn bản hành chính do Viện Công nghiệp Phần mềm & Nội dung số – Bộ TT&TT tiến hành khảo sát tại 63 đơn vị ở Hà Nội (gồm 42 đơn vị thuộc cấp xã phường và 21 đơn vị cấp quận huyện) thì các phần mềm đều xây dựng kho dữ liệu văn bản điện tử riêng, không cho phép các giải pháp phần mềm khác nhau chia sẻ, trao đổi được dữ liệu văn bản điện tử (trong khi kho dữ liệu văn bản điện tử đúng nghĩa thì phải được sử dụng chung cho mọi hoạt động của cơ quan liên quan tới phần mềm, dịch vụ, chứ không phải chỉ là một bộ phận của bất cứ phần mềm ứng dụng phục vụ tác nghiệp nào). Để khắc phục, một số nơi áp dụng giải pháp xuất văn bản điện tử ra tệp và gửi cho phần mềm quản lý văn bản của cơ quan khác thông qua email. Song cách làm này khiến cho hệ thống thông tin trở nên phức tạp, xuất hiện thêm các nguy cơ mất an toàn an ninh thông tin.

Trước hiện trạng trên, Viện Công nghiệp phần mềm & Nội dung số đã đề xuất các cơ quan Nhà nước phải chuẩn hóa các hoạt động tạo lập, lưu trữ, xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử; chuẩn hóa và xây dựng kho dữ liệu văn bản điện tử dùng chung, quy định các phần mềm không được thiết kế riêng kho dữ liệu văn bản điện tử mà phải sử dụng dữ liệu của kho chung, và các phần mềm ứng dụng trong cơ quan Nhà nước cần được thiết kế để sử dụng dữ liệu từ kho chung, tuân thủ các chuẩn về tạo lập và xử lý văn bản điện tử.

Cũng liên quan tới vấn đề này, ông Lê Hoàng Ngọc, Phó Giám đốc Sở TT&TT Đồng Nai đề xuất cơ quan quản lý Nhà nước phải có chuẩn đặc tả đối với phần mềm quản lý văn bản mang tính chất dùng chung để các nhà sản xuất phần mềm có sở cứ thống nhất và thiết kế ra những phần mềm có thể liên thông trao đổi văn bản điện tử với nhau.

Ghi nhận những đề xuất nêu trên, ông Nguyễn Thành Phúc, Cục trưởng Cục Ứng dụng CNTT, Bộ TT&TT cho biết Bộ TT&TT đã ban hành tiêu chuẩn ở mức khung, hiện đang thu thập ý kiến đóng góp cụ thể về mô tả dữ liệu trường thông tin chi tiết hơn trong việc trao đổi văn bản, trao đổi dữ liệu điện tử để góp phần cải thiện hiện trạng liên thông, trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước, góp phần sớm hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử tại Việt Nam.

Ngày 4/1/2011, Bộ TT&TT đã ban hành Danh mục Tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước, trong đó có một số quy định tiêu chuẩn đối với văn bản như bắt buộc áp dụng định dạng Plain Text (.txt) đối với các tài liệu cơ bản không có cấu trúc; định dạng Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8, 1.9.1 đối với các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác nhau; định dạng Portable Document (.pdf) phiên bản 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 đối với các tài liệu chỉ đọc; định dạng Comma Separated Variable/Delimited (.csv) đối với các bảng tính cần trao đổi giữa các ứng dụng khác nhau… Tuy nhiên, nhiều ý kiến từ các cơ quan Nhà nước đề nghị Bộ TT&TT cần có quy định mô tả chi tiết hơn về các tiêu chuẩn đối với văn bản điện tử.

Nguyễn Trọng Khánh

(Cục Ứng dụng CNTT – Bộ TT&TT)